Zakładasz firmę? Księgowość i formalności na start

Jednoosobowa działalność gospodarcza (w skrócie JDG) to najprostszy sposób na własną firmę. Prowadzi ją jedna osoba, we własnym imieniu i na własny rachunek, a w nazwie firmy zawsze musi znaleźć się jej imię i nazwisko. Nie potrzebujesz kapitału na start ani umowy ze wspólnikami, możesz zatrudniać pracowników, a gdy przestaje się opłacać, firmę można zawiesić albo zamknąć. Zakładasz ją online w CEIDG, z profilem zaufanym, a cała rejestracja zajmuje kilkanaście minut. Dane trafiają automatycznie do ZUS, GUS i urzędu skarbowego. Jeśli chcesz najpierw sprawdzić pomysł, możesz zacząć od działalności nierejestrowanej. Od 2026 roku jej limit liczy się kwartalnie i wynosi 225% płacy minimalnej.

Nie musisz sam przechodzić przez CEIDG, wybierać kodów PKD ani zgłaszać się do ZUS. W Parakairon zakładamy firmę za Ciebie, od pierwszej rozmowy do dnia, w którym możesz wystawić pierwszą fakturę.

Do wyboru masz skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt. Każda forma opłaca się przy innych przychodach, kosztach i branży, a zmienić ją można zwykle dopiero od kolejnego roku. Do tego dochodzi VAT: od 2026 roku możesz być z niego zwolniony do 240 000 zł sprzedaży rocznie. Czasem jednak rejestracja do VAT od pierwszego dnia jest korzystniejsza, np. gdy sprzedajesz firmom i masz duże zakupy. Na skali podatkowej płacisz 12%, a powyżej 120 000 zł dochodu 32%, z kwotą wolną 30 000 zł. Podatek liniowy to stałe 19% bez kwoty wolnej, a ryczałt płacisz od przychodu, bez odliczania kosztów, według stawki przypisanej do Twojej branży. Od formy opodatkowania zależy też wysokość składki zdrowotnej, więc warto policzyć wszystko razem.

Od 1 kwietnia 2026 roku większość firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Najmniejsze firmy, ze sprzedażą do 10 tys. zł miesięcznie, mają czas do 1 stycznia 2027 roku. Poza tym co miesiąc trzeba pilnować terminów składek, zaliczek na podatek i deklaracji, a dokumenty przechowywać przez lata. Jedno spóźnienie potrafi kosztować odsetki i nerwy. Możesz nadać w systemie uprawnienia swojemu księgowemu, a on zajmie się resztą. Składki ZUS płacisz do 20. dnia miesiąca, a czynni podatnicy VAT wysyłają plik JPK_VAT do 25. dnia miesiąca.

Wydatki związane z firmą obniżają podatek. Najczęściej są to samochód, telefon i internet, laptop i sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, a przy pracy z domu także część opłat za mieszkanie. Diabeł tkwi w szczegółach: nie każdy wydatek można rozliczyć w całości, a źle opisana faktura może zostać zakwestionowana. Dobry księgowy pokaże Ci, co możesz rozliczyć, i zadba, żeby było to zrobione bezpiecznie.

• Samochód: przy użytku też prywatnym w koszty idzie 75% wydatków, a odliczysz 50% VAT.
• Praca z domu: część czynszu, prądu i ogrzewania, proporcjonalnie do metrażu biura.
• Sprzęt: laptop, telefon czy meble do 10 000 zł netto od razu w koszty, droższe sprzęty odliczamy poprzez amortyzację.
• Oprogramowanie: pakiet biurowy, hosting, domena i reklamy w internecie.
• Rozwój: kursy, konferencje i branżowe książki związane z Twoją działalnością.
• Podróże służbowe: bilety, noclegi, parkingi i autostrady przy wyjazdach do klientów.
• Księgowość: abonament biura rachunkowego i wirtualne biuro to również koszt firmy, a jako czynny podatnik VAT odliczysz też VAT z faktury. Założenie spółki jest kosztem tylko częściowo, w określonych przypadkach.

Jednoosobowa działalność jest najprostsza i najtańsza w prowadzeniu, ale za długi firmy odpowiadasz całym swoim majątkiem. Spółka z o.o. chroni majątek prywatny i lepiej sprawdza się przy większych przychodach lub wspólnikach, ale wymaga pełnej księgowości i więcej formalności. Wybór zależy od skali, ryzyka i planów na rozwój. Zysk spółki opodatkowany jest podatkiem CIT, dla małych firm w wysokości 9%, a wypłata dywidendy wspólnikom to dodatkowe 19%. Dla niektórych spółek korzystny bywa estoński CIT, w którym podatek płaci się dopiero przy wypłacie zysku. Pomożemy Ci policzyć, która forma jest najbardziej opłacalna w Twoim przypadku.

Nie chcesz rejestrować firmy pod adresem domowym? W Parakairon oferujemy wirtualne biuro w Gdyni: prestiżowy adres dla Twojej firmy i obsługę korespondencji. To wygodne rozwiązanie na start, zwłaszcza gdy pracujesz zdalnie albo u klientów, a chcesz mieć profesjonalny adres na fakturach i stronie internetowej. Cena: 200 zł netto.